Gestaltungsempfehlungen für Tabellen

  • Aussagekräftiger Titel

    Für Tabellen und Diagramme gilt es gleichermaßen einen aussagekräftigen Titel mit allen wichtigen Informationen zu verwenden. Dazu gehören die dargestellte Kennzahl, der Gültigkeitszeitraum, die Einheitsangabe sowie die Unternehmenseinheit. Es sollen alle relevanten Informationen enthalten sein, um das Datenmaterial richtig interpretieren zu können.

  • Zeilenbeschriftung

    In der ersten Spalte der Tabelle sollte die Zeilenbeschriftung angebracht werden und dabei sollten Einrückungen zum Symbolisieren der Hierarchie herangezogen werden. Je größer die Einrückung, desto tiefer die Hierarchieebene. Das entspricht dem von Kindheit auf Erlernten Nummerierungskonzept in Büchern.

  • Gruppierungen

    Zur weiteren Unterstützung der Hierarchieebenen sollte man Gruppierungen über die Verwendung erhöhter Zeilenabstände sichtbar machen. Damit kann man auf einen Blick erkennen, welche Positionen in der Tabelle zu einer Summe zusammengefasst werden. Zusätzlich können Summen über dickere oder doppelt unterstrichene Linien optisch hervorgehoben werden.

  • Gitternetzlinien

    Für ein leichtes Lesen der Tabellen, vor allem dann wenn sehr viele Spalten benötigt werden, sollte man sehr dezente horizontale Gitternetzlinien verwenden. Auf die Verwendung von vertikalen Gitternetzlinien sollte man verzichten (mit Ausnahme von weißen).

  • Datenarten

    In Tabellen kommen oft unterschiedliche Datenarten zum Einsatz. Für diese hat man bei Diagrammen oft ein Farbschema, z.B. werden Planwerte immer orange und Ist-Werte immer blau angezeigt. Dieses Farbschema kann man über die horizontalen Gitternetzlinien auch auf Tabellen übertragen und somit die Lesbarkeit und die Wiedererkennung von Daten erhöhen. Bei der Farbverwendung sollte man bei den wesentlichsten Datenarten auf möglichst gut zu unterscheidende Farben achten (gegenüberliegend auf der Farbskala).

  • Zeitreihenkonzept

    Damit Tabellen/Diagramme von links nach rechts gelesen werden können, sollte man bei Tabellen darauf achten das Zeitreihenkonzept einzuhalten. Auch wenn argumentiert wird, dass die erste Spalte die wichtigsten Informationen enthalten soll, raten wir davon ab, da man sonst z.B. Mehrjahresvergleich, welche in Tabellen/Diagrammen gezeigt werden, genau gegengleich lesen müsste.

  • Spaltenüberschrift

    Zahlen sollten immer rechtsbündig ausgerichtet und mit einer einheitlichen Anzahl an Nachkommastellen versehen werden. Auch die Spaltenüberschriften sollten rechtsbündig ausgerichtet werden, um eine ruhige Optik zu erreichen und bei größeren Spaltenbreiten eine genaue Zuordnung der Überschriften sicherzustellen.

  • Abweichungen

    In vielen Unternehmen ist das Berechnen und Darstellen einer Abweichung z.B. von Ist zu Plan eine zentrale Steuerungsinformation. Diese sollte prominent präsentiert werden. Eine visuelle Unterstützung der Abweichung erleichtert das Identifizieren von Problemfeldern. Die Formatierung sollte so gewählt werden, dass eine negative Abweichung aus Ergebnissicht rot und eine positive grün dargestellt wird. Diese Farben sind in unserem Kulturkreis mit negativ und positiv behaftet und erleichtern damit ein intuitives Umgehen mit den Zahlen. Unternehmens- oder berufsgruppenspezifische Besonderheiten sollten bei der Report-Gestaltung unbedingt berücksichtigt werden. So betrachten z.B. Steuerberater bei Vorliegen von Diagrammen und Tabellen zu einem Großteil ausschließlich die Zahlenwerte in der Tabelle.

  • Reihenfolge

    Die richtige Reihenfolge der Datenreihen in Tabellen wirft immer wieder Fragen auf. Bei unbefangenen, also nicht durch jahrelange Praxis geprägten, Studienteilnehmern eignet sich die Reihenfolge Budget – Ist – Abweichung. Im Unternehmenskontext erweist sich allerdings immer die jahrelang eingeübte Reihenfolge als empfehlenswert, also auch Ist – Budget – Abweichung.